Vielfach wird sie als unbedeutend und nutzlos betrachtet. Als lästiges Ärgernis, deren Bedeutung und Auswirkung zu wenig bekannt ist - die Reisekosten-Abrechnung. Zu unrecht aber! Denn der Sinn der Reisekosten-Abrechnung liegt darin, alle mit einer Geschäftsreise in Verbindung stehenden Kosten aufzuzeichnen und natürlich auch geltend zu machen. Das wären z.B.:
- Tagesdiäten im In- wie auch im Ausland
- Übernachtungskosten (mit, oder ohne Beleg)
- Kilometergeld (wenn das Auto nicht im Betriebsvermögen ist)
- Sonstige Kosten, wie Maut, Bewirtung uvm.
Im Gegensatz zu Angestellten erhalten die Selbstständigen natürlich kein Geld, sondern eine zuweilen recht ordentliche Ersparnis im Bereich der gewerblichen Sozialversicherung und der Einkommenssteuer, da sich die Bemessungsgrundlage entsprechend verringert. Ist halt mit Arbeit verbunden, die kaum jemand liebt, die aber letztendlich - über Umwege - doch wieder Geld und zusätzliche Liquidität bringt!
Die Basis um eine Reisekosten-Abrechnung richtig zu erstellen sind das Fahrtenbuch und der Terminkalender. Diese beiden Unterlagen werden bei einer Finanzprüfung auch zur Kontrolle der Richtigkeit der Angaben herangezogen. Für die Erstellung einer Reisekosten-Abrechnung gibt es viele Möglichkeiten. Von händisch, über verschiedene Programme, bis hin zu Excel-Tools. "Hand geschnitzt", aus dem Internet gesaugt, bis hin zum Kauf gibt es alles was das Herz begehrt. Wichtig ist dabei zu wissen, es handelt sich beim Endergebnis, welches steuerlich korrekt sein muss, um einen Eigenbeleg der in die Buchhaltung einfließt!
Ein bewährtes Tool, welches bisher nur Unter-nehmensgründer erhielten, die entsprechende Workshops besuchten, wird nun auf dieser Website zum Kauf angeboten. Dieses ist so konzipiert, dass sich die Diäten durch Eingabe von Zeit und gefahrener Kilometer von selbst errechnen, dabei auch die Mindestdaten berücksichtigen ab denen Taggeld wirksam wird, wie auch den Höchst-Tagsatz. Weiters werden in einem Summenblatt alle Daten aufgelistet und der Anteil der betrieblichen Nutzung ausgewertet. Es gilt gleichermaßen für steuerpflichtige Unternehmen, wie auch für jene, die der Kleinunternehmerregelung unterliegen.
Ja, und es wurde von Steuerexperten auf Herz und Nieren überprüft und für gut befunden!
Interessiert?
Für die Verwaltung der betrieblichen Reisekosten stehen zwei Dateien zur Verfügung:
- RKA Standard
- RKA für zwei Fahrzeuge
Weitere Erklärungen gibt es in der Rubrik Steuervorlagen unter Reisekosten-Abrechnung
Bestellmöglichkeiten bietet der Webshop!
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